Jumat, 22 November 2013

Mengendalikan Fungsi Manajemen

Mengendalikan Fungsi Manajemen

Pengendalian (control) merupakan bagian dari fungsi manajemen. Fungsi manajemen meliputi: planning, organizing, staffing, leading, and controlling berperan untuk mendeteksi deviasi atau kelemahan yang perbaikan terhadapnya menjadi umpan balik dari suatu kegiatan yang dimulai dari tahap perencanaan hingga tahap pelaksanaan. Hal-hal yang dicakup dalam fungsi controlling adalah menciptakan standar atau kriteria, membandingkan hasil monitoring dengan standar, melakukan perbaikan atas deviasi atau penyimpangan, merevisi dan menyesuaikan metode pengendalian sebagai respon atas hasil pengendalian dan perubahan kondisi, serta mengkomunikasikan revisi dan penyesuaian tersebut ke seluruh proses manajemen.
Organisasi terdiri atas manajer dan karyawan, dimana keduanya harus memotivasi dan dituntun agar melakukan apa yang diinginkan pemimpinnya dan harus dikoreksi bila menyimpang dari arah pencapaian tujuan organisasi. Manajemen harus menjaga agar organisasi tetap terkendali sehingga organisasi ini akan melakukan apa yang seharusnya dilakukan. Jika manajemen kehilangan kendali dan organisasi menjadi lepas kendali, hal-hal yang tidak diinginkan dapat terjadi atas diri banyak orang. Sarana pengendalian yang digunakan dalam bisnis jauh lebih banyak dan rumit karena mengendalikan sebuah organisasi merupakan proses yang jauh lebih rumit.
Alat-alat pengendalian rutin mencakup perintah fisik untuk mencegah hilangnya barang sediaan:
·         Formulir otorisasi untuk memesan atau menggunakan peralatan
·         Kepemimpinan yang inspiratif
·         Proses-proses lainnya diantaranya system pengendalian manajemen formal

A.      Definisi mengendalikan (controling)
Menurut Earl P.Strong, pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.
Di sisi lain, Harold Koontz mengungkapkan bahwa pengendalian adalah pengukuran dan koreksi kinerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara.
Bersamaan dengan hal tersebut, Henri Fayol mengemukakan bahwa pengendalian adalah suatu usaha yang terdiri dari melihat segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah diambil, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Objek adalah untuk menunjukkan kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah berulang.
Dari beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa pengendalian adalah proses pengaturan, pengukuran, koreksi serta usaha yang terdiri dari melihat segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana, perintah dan prinsip yang telah ditetapkan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai ketetapan guna mencapai tujuan.

B.      Langkah-langkah Dalam Kontrol
Pengendalian manajemen (Robert J. Mockler), terdiri dari empat langkah, yaitu:
1.      Menetapkan standar dan metode mengukur prestasi kerja
Standar yang dimaksud adalah kriteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik-titik yang terpilih didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut guna memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.
2.      Melakukan pengukuran prestasi kerja
Pengukuran prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi dari standar dapat diketahui lebih dahulu.
3.      Menetapkan apakah prestasi kerja sesuai dengan standar
Yaitu dengan membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala sesuatunya beada dalam kendali.
4.      Mengambil tindakan korektif
Proses pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan penyimpangan yang terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan.

C.      Tipe-tipe Kontrol Dalam Manajemen
Tipe pengendalian manajemen dapat dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:
1.      Pengendalian preventif (prefentive control)
Dalam tahap ini pengendalian manajemen  terkait dengan perumusan strategis dan perencanaan strategis yang dijabarkan dalam bentuk program-program.
2.      Pengendalian operasional (operational control)
Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan pengendalian.
3.      Pengendalian kinerja
Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolak ukur kinerja yang telah ditetapkan.

D.     Kontrol Proses Manajemen
Proses pengendalian manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalian manajemen formal merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan satu sama lain, terdiri dari proses:
1.      Pemrograman (Programming)
Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk setiap program yang telah ditentukan.
2.      Penganggaran (Budgeting)
Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan dalam satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban.
3.      Operasi dan Akuntansi (Operating and Accounting)
Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan pusat-pusat tanggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai dasar untuk pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.
4.      Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)
Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses pengendalian manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi dapat dikumpulkan.
Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa:
a.      Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali.
b.      Perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan program di tahun yang akan datang.
c.       Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan anggaran, apabila sudah tidak realistis.
d.      Dari laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya perbaikan-perbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.


SUMBER:

Tidak ada komentar:

Posting Komentar