Mengendalikan Fungsi
Manajemen
Pengendalian (control) merupakan bagian dari fungsi manajemen. Fungsi manajemen
meliputi: planning, organizing, staffing,
leading, and controlling berperan untuk mendeteksi deviasi atau kelemahan
yang perbaikan terhadapnya menjadi umpan balik dari suatu kegiatan yang dimulai
dari tahap perencanaan hingga tahap pelaksanaan. Hal-hal yang dicakup dalam
fungsi controlling adalah menciptakan
standar atau kriteria, membandingkan hasil monitoring dengan standar, melakukan
perbaikan atas deviasi atau penyimpangan, merevisi dan menyesuaikan metode
pengendalian sebagai respon atas hasil pengendalian dan perubahan kondisi,
serta mengkomunikasikan revisi dan penyesuaian tersebut ke seluruh proses
manajemen.
Organisasi terdiri atas manajer dan karyawan,
dimana keduanya harus memotivasi dan dituntun agar melakukan apa yang
diinginkan pemimpinnya dan harus dikoreksi bila menyimpang dari arah pencapaian
tujuan organisasi. Manajemen harus menjaga agar organisasi tetap terkendali sehingga
organisasi ini akan melakukan apa yang seharusnya dilakukan. Jika manajemen
kehilangan kendali dan organisasi menjadi lepas kendali, hal-hal yang tidak
diinginkan dapat terjadi atas diri banyak orang. Sarana pengendalian yang digunakan
dalam bisnis jauh lebih banyak dan rumit karena mengendalikan sebuah organisasi
merupakan proses yang jauh lebih rumit.
Alat-alat pengendalian rutin mencakup perintah
fisik untuk mencegah hilangnya barang sediaan:
·
Formulir
otorisasi untuk memesan atau menggunakan peralatan
·
Kepemimpinan yang
inspiratif
·
Proses-proses
lainnya diantaranya system pengendalian manajemen formal
A. Definisi mengendalikan (controling)
Menurut Earl P.Strong, pengendalian adalah
proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan
sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana.
Di sisi lain, Harold Koontz mengungkapkan
bahwa pengendalian adalah pengukuran dan koreksi kinerja bawahan, agar
rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat
terselenggara.
Bersamaan dengan hal tersebut, Henri Fayol
mengemukakan bahwa pengendalian adalah suatu usaha yang terdiri dari melihat
segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah diambil,
perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Objek
adalah untuk menunjukkan kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah
berulang.
Dari beberapa definisi di atas, dapat
disimpulkan bahwa pengendalian adalah proses pengaturan, pengukuran, koreksi
serta usaha yang terdiri dari melihat segala sesuatu yang sedang dilakukan
sesuai dengan rencana, perintah dan prinsip yang telah ditetapkan agar
pelaksanaan dapat berjalan sesuai ketetapan guna mencapai tujuan.
B. Langkah-langkah Dalam Kontrol
Pengendalian manajemen (Robert J. Mockler),
terdiri dari empat langkah, yaitu:
1. Menetapkan standar dan metode mengukur
prestasi kerja
Standar yang dimaksud adalah kriteria
yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik-titik yang terpilih didalam
seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut guna
memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam
perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan
rencana yang telah ditetapkan.
2. Melakukan pengukuran prestasi kerja
Pengukuran prestasi kerja idealnya
dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga penyimpangan-pennyimpangan
yang mungkin terjadi dari standar dapat diketahui lebih dahulu.
3. Menetapkan apakah prestasi kerja sesuai dengan
standar
Yaitu dengan membandingkan hasil
pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Bila prestasi
sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala sesuatunya beada dalam
kendali.
4. Mengambil tindakan korektif
Proses pengawasan tidak lengkap bila
tidak diambil tindakan untuk membetulkan penyimpangan yang terjadi. Apabila
prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan penyimpangan yang terjadi
dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui dengan tepat, terhadap bagian
mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau kelompok kerja, tindakan koreksi
itu harus dikenakan.
C. Tipe-tipe Kontrol Dalam Manajemen
Tipe pengendalian manajemen dapat
dikategorikan menjadi tiga kelompok, yaitu:
1. Pengendalian preventif (prefentive control)
Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategis dan
perencanaan strategis yang dijabarkan dalam bentuk program-program.
2. Pengendalian operasional (operational control)
Dalam tahap ini pengendalian manajemen terkait
dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa
anggaran. Anggaran digunakan untuk menghubungkan perencanaan dengan
pengendalian.
3. Pengendalian kinerja
Pada tahap ini pengendalian manajemen berupa
analisis evaluasi kinerja berdasarkan tolak ukur kinerja yang telah ditetapkan.
D. Kontrol Proses Manajemen
Proses pengendalian manajemen yang baik sebenarnya formal, namun sifat
pengendalian informal masih banyak terjadi. Pengendalian manajemen formal
merupakan tahap-tahap yang saling berkaitan satu sama lain, terdiri dari proses:
1. Pemrograman (Programming)
Dalam tahap ini perusahaan menentukan program-program yang akan
dilaksanakan dan memperkirakan sumber daya yang akan alokasikan untuk setiap
program yang telah ditentukan.
2. Penganggaran (Budgeting)
Pada tahap penganggaran ini program direncanakan secara terinci, dinyatakan
dalam satu moneter untuk suatu periode tertentu, biasanya satu tahun. Anggaran
ini berdasarkan pada kumpulan anggaran-anggaran dari pusat pertanggungjawaban.
3. Operasi dan Akuntansi (Operating and Accounting)
Pada tahap ini dilaksanakan pencatatan mengenai berbagai sumber daya yang
digunakan dan penerimaan-penerimaan yang dihasilkan. Catatan dan biaya-biaya
tersebut digolongkan sesuai dengan program yang telah ditetapkan dan
pusat-pusat tanggungjawabnya. Penggolongan yang sesuai program dipakai sebagai
dasar untuk pemrograman di masa yang akan datang, sedangkan penggolongan yang
sesuai dengan pusat tanggung jawab digunakan untuk mengukur kinerja para manajer.
4. Laporan dan Analisis (Reporting and Analysis)
Tahap ini paling penting karena menutup suatu siklus dari proses
pengendalian manajemen agar data untuk proses pertanggungjawaban akuntansi
dapat dikumpulkan.
Analisis laporan manajemen antara lain dapat berupa:
a. Perlu tidaknya strategi perusahaan diperiksa kembali.
b. Perlu tidaknya dilakukan penghapusan, penambahan, atau pengubahan program
di tahun yang akan datang.
c. Dari analisis penyimpangan dapat disimpulkan perlunya diadakan perubahan
anggaran, apabila sudah tidak realistis.
d. Dari laporan-laporan dapat diambil kesimpulan perlu adanya
perbaikan-perbaikan untuk masalah yang tidak dapat diantisipasi.
SUMBER:
Tidak ada komentar:
Posting Komentar